- Mag ik gratis een factuur maken zonder facturatiesoftware?
- Ja. Er is geen wettelijke verplichting om facturatiesoftware te gebruiken. Je mag een factuur gratis maken in een tekstverwerker, spreadsheet of met ons factuur template, zolang het document alle wettelijk verplichte gegevens bevat en je de bedragen correct berekent. Software wordt vooral handig zodra je vaker factureert en nummering of btw automatisch wilt laten bijhouden.
- Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
- Een factuur moet in elk geval bevatten: je volledige bedrijfsnaam en adres, je btw-identificatienummer en KvK-nummer, de naam en het adres van je klant, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten, de hoeveelheid, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag. Raadpleeg de Belastingdienst voor de actuele, volledige lijst die op jouw situatie van toepassing is.
- Moet ik als zzp'er altijd btw op mijn factuur zetten?
- In de meeste gevallen wel, tenzij je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR) of je prestatie is vrijgesteld van btw. Bij levering aan het buitenland of bij een btw-verlegging gelden weer andere regels. Omdat dit per situatie verschilt, raden we aan om de actuele regels van de Belastingdienst te raadplegen of een boekhouder te vragen voordat je een standaardtemplate zonder btw gebruikt.
- Hoe kies ik een goed factuurnummer?
- Gebruik een doorlopende, unieke reeks zonder onverklaarbare gaten of dubbele nummers. Een veelgebruikte opzet is het jaartal gevolgd door een oplopend volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en zo verder. Begin niet elk jaar willekeurig opnieuw te tellen zonder een vaste systematiek, en wijzig nooit het nummer van een al verstuurde factuur.
- Kan ik het gratis factuur template gewoon printen of als pdf opslaan?
- Ja. Ons factuur template is een webpagina die je direct in de browser invult. Gebruik de knop "Print deze factuur" of de sneltoets Ctrl+P (Windows) of Cmd+P (Mac) en kies in het printvenster voor "Opslaan als PDF" om een verzendklaar pdf-bestand te maken, zonder extra software te installeren.
- Wat als een klant mijn factuur niet op tijd betaalt?
- Stuur na het verstrijken van de betaaltermijn een rustige herinnering met daarin het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe uiterste betaaldatum. Blijft betaling uit, dan kun je een aanmaning sturen en eventueel wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen volgens de daarvoor geldende regels. Leg afspraken over betaaltermijnen bij voorkeur al vooraf schriftelijk vast.
- Mag ik een creditfactuur maken als ik een fout heb gemaakt?
- Ja, en dat is ook de juiste manier om een fout te herstellen. Wijzig een al verstuurde factuur nooit stilzwijgend. Maak in plaats daarvan een creditfactuur die verwijst naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur, en stuur vervolgens desgewenst een nieuwe, gecorrigeerde factuur met een nieuw factuurnummer.
- Is een gratis factuur template net zo geldig als een factuur uit software?
- Ja, voor de geldigheid van een factuur maakt het niet uit met welk hulpmiddel deze is gemaakt. Wat telt, is dat het document de wettelijk verplichte gegevens correct bevat. Facturatiesoftware voegt vooral gemak toe, zoals automatische nummering en btw-berekening, maar een zorgvuldig ingevuld gratis template voldoet net zo goed.
Wil je direct aan de slag? Gebruik het gratis factuur template of bekijk eerst een volledig ingevuld voorbeeld. Voor het volledige stappenplan van opdracht tot betaling verwijzen we naar Facturen Maken Gratis.